martedì 30 maggio 2017

Archiviazione Documentale

Con Lineacomputer la "dematerializzazione" dell'azienda è facile e sicura
Da trent'anni sul mercato, la società cuneese di informatica offre soluzioni personalizzate per le esigenze di ogni cliente

LINEACOMPUTER srl, società cuneese dell’informatica che quest’anno festeggia il trentennale, distribuisce da 20 anni i prodotti software della Passepartout s.p.a., società di San Marino, leader del mercato del software per aziende e professionisti.
L'azienda, la cui sede è in via Savona 81, fornisce consulenza a centinaia di clienti, principalmente in provincia di Cuneo, nelle altre aree del Piemonte ed in Liguria.
Tra i prodotti di punta, il software gestione documentale Passepartout Docuvision – integrato in Passepartout Mexal (il software gestionale per le Aziende) e Passcom (per Commercialisti), che permette di archiviare i documenti e i file allegati su volumi trasferibili anche su CD o DVD. Tale processo permette di conservare tutti i documenti in formato elettronico e di poterli consultare con facilità in ogni momento. Il futuro, infatti, è la dematerializzazione.
Tutti i documenti presenti nel software gestione documentale Docuvision -  emessi da Mexal, da Passcom o acquisiti dall’esterno - sono disponibili all’archiviazione ottica sostitutiva. Il programma genera infatti un volume, indicandone la grandezza, ed imposta al suo interno i documenti da archiviare. Il processo di archiviazione ottica sostitutiva termina dopo l’apposizione di firma digitale e marca temporale da parte del responsabile della conservazione. La firma digitale e la marca temporale, apposte secondo le modalità tecniche stabilite a norma di legge, assicurano infatti l’integrità e la certezza della data di archiviazione attribuita.  
La conservazione sostitutiva equipara i documenti cartacei a quelli elettronici e permette alla aziende di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.    
Mexal e Passcom, permettono di emettere fatture o parcelle in formato elettronico, firmarle digitalmente e inviarle in formato .pdf al cliente in pochi e semplici click, grazie all’integrazione con il software per la firma digitale Dike ed il client di posta elettronica utilizzato.
Tutte le fatture e le parcelle inviate potranno poi essere conservate in modalità sostitutiva, apportando ad appositi volumi la firma del responsabile della conservazione e la marca temporale. Il software gestione documentale rende altresì possibile l'invio delle Fatture alla Pubblica Amministrazione, consente di ricevere notifiche e ricevute, nonché di procedere alle operazioni di conservazione ottica sostitutiva. Il programma gestione documenti consente inoltre di elaborare ed archiviare bilanci, dichiarazioni dei redditi, deleghe di versamento, registri, libri contabili, fiscali e in generale qualsiasi tipo di documento elaborato all'interno dell’azienda o dello studio commercialista tramite il gestionale.

Il programma contiene inoltre numerosi automatismi: stampando ad esempio una fattura, questa può essere collegata al documento di magazzino ed alla relativa operazione contabile, al fine di rendere semplici e veloci eventuali controlli incrociati. Anche le fatture emesse dai clienti ed inviate al commercialista possono essere importate massivamente da disco o da scanner: il programma imposterà automaticamente la data e al commercialista non rimarrà che completare la relativa registrazione contabile.  

Fonte TargatoCN